Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Responsable del tratamiento

Dra. Julieth Vanessa Medina Orjuela (en adelante, “la Doctora” o “el Consultorio”), identificada con NIT 1.105.689.615-9, con domicilio en Carrera 5ta #11-24, Edificio Torre Empresarial, Consultorio 502, Ibagué — Tolima, Colombia. Correo de contacto: dra.vanessamedinao@gmail.com. Teléfono: +57 315 544 5748.

2. Marco normativo

El tratamiento de los datos personales que reciba el Consultorio se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Resolución 1995 de 1999 (historia clínica) y demás normas concordantes de la República de Colombia.

3. Datos que recolectamos

• Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono, edad y género. Si el usuario inicia sesión con Google, también la foto de perfil y el identificador de esa cuenta. El sitio web no pide el número de documento de identidad: si hace falta, se toma en el consultorio.
• Datos clínicos y sensibles: antecedentes médicos, alergias y medicamentos que el paciente registra en su ficha al crear la cuenta o desde su perfil; la firma y el documento de consentimiento informado firmado, que recoge el nombre del paciente, el procedimiento y la fecha de la cita (la fecha y hora en que se firmó quedan registradas junto a la cita); fotografías y videos antes, durante y después de los procedimientos.
• Datos de la cita: fecha, hora, procedimiento, notas que escriba el paciente, estado de la cita, motivo de una cancelación o de una propuesta de reagenda, método de pago y montos. Este sitio no procesa pagos ni recibe datos de tarjetas o de cuentas bancarias: el pago se hace en el consultorio o por los canales que este informa.
• Reseñas: si el paciente deja una opinión sobre un procedimiento que se le hizo, se guardan su nombre y apellidos, el procedimiento, el texto y la puntuación. Solo se publican después de que el Consultorio las revisa, y con el nombre y la inicial del apellido, no con el nombre completo.
• Datos de la cuenta: la contraseña, que se guarda transformada de forma irreversible (nadie, tampoco el Consultorio, puede leerla); las sesiones, con la dirección IP y el navegador desde los que se abrieron; si el usuario acepta recibir promociones, la fecha en que lo aceptó y la parte del sitio desde la que lo hizo; y de cada decisión sobre la autorización para tratar sus datos de salud (darla, negarla o retirarla), la fecha y la hora, la versión de esta política vigente en ese momento, la parte del sitio desde la que la tomó, la dirección IP y el navegador.
• Datos técnicos: dirección IP, dispositivo y navegador de cada visita, y la información que el sitio guarda en el navegador (ver Política de Cookies).

4. Finalidades

1. Prestar el servicio médico-estético y agendar citas.
2. Llevar la historia clínica conforme a la Resolución 1995 de 1999.
3. Contactar al paciente por temas de su atención: confirmaciones, cambios, reagendas, recordatorios y controles.
4. Gestionar la cuenta del usuario: verificar su correo, permitirle recuperar la contraseña y proteger el acceso (por ejemplo, limitando los intentos fallidos o cerrando sesiones).
5. Conservar la prueba de las autorizaciones del titular, como se describe en las secciones 3 y 12.
6. Registro fotográfico/visual clínico, evolutivo y, cuando exista autorización expresa, para fines educativos o promocionales en redes sociales y página web.
7. Enviar promociones y novedades del Consultorio únicamente a quien lo haya autorizado con la casilla específica para ello. Cada correo comercial incluye un enlace para dejar de recibirlos.
8. Facturación, contabilidad y cumplimiento de obligaciones legales.
9. Publicar en el sitio, tras revisarlas, las reseñas que dejen los pacientes, con el nombre, la inicial del apellido y el procedimiento.
10. Mejorar la calidad del servicio y de este sitio web, incluido el diagnóstico de errores técnicos.

5. Autorización del titular

Al registrarse, agendar una cita o firmar el consentimiento informado, el titular autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales por parte del Consultorio para las finalidades aquí descritas.

La autorización para tratar los datos de salud de la ficha médica (antecedentes, alergias y medicamentos) se da marcando la casilla que la pide de forma expresa: en el registro con correo y contraseña, en el aviso que el sitio muestra a las cuentas que tienen esa respuesta pendiente (por ejemplo, las creadas con Google) o en el perfil. Cada decisión queda registrada como se describe en la sección 3. Sin esa autorización, el sitio no guarda información nueva en la ficha médica.

En ese aviso se puede responder que no se autoriza, y la cuenta se puede seguir usando. La autorización se puede retirar en cualquier momento desde el perfil: desde entonces la ficha no se puede actualizar en línea, pero lo que ya estaba guardado no se borra por eso. Su supresión se pide por el canal de la sección 8.

La autorización para recibir promociones es aparte y voluntaria: se da con su propia casilla, que en el registro aparece sin marcar, y no aceptarla no impide registrarse ni agendar citas. Se puede retirar en cualquier momento desde el perfil o con el enlace que lleva cada correo comercial.

6. Datos sensibles y de menores

Los datos clínicos son sensibles. Su tratamiento exige autorización cualificada del titular y se realiza con medidas reforzadas de seguridad. En el caso de menores de edad, el tratamiento sigue primando el interés superior del menor y requiere autorización de los representantes legales.

7. Derechos del titular

El titular puede en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada. Mientras la autorización para tratar los datos de salud esté vigente, su fecha y su versión se ven en el perfil; el registro completo de esas decisiones (sección 3) se pide por el canal de la sección 8.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión, cuando ello no contradiga obligaciones legales (p. ej. conservación de la historia clínica).
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Cómo ejercer sus derechos

Las solicitudes pueden enviarse al correo dra.vanessamedinao@gmail.comindicando nombre completo, documento, descripción de la solicitud y datos de contacto. Plazos de respuesta conforme a la ley (consultas: 10 días hábiles; reclamos: 15 días hábiles, prorrogables).

Quien tiene cuenta puede pedir además su eliminación desde Mi perfil → Eliminar mi cuenta, y retirar la solicitud mientras esté pendiente. Para atenderla se guardan, hasta que se resuelve, la fecha, el motivo que el titular quiera dar y la dirección IP desde la que la pidió. Qué se elimina y qué se conserva está en la sección 12.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos. Entre las técnicas:

• Cifrado en tránsito (HTTPS) entre el navegador, el sitio web y el servidor de la aplicación.
• Contraseñas guardadas con una función irreversible (argon2id). Los enlaces de verificación de correo y de recuperación de contraseña caducan y también se guardan de forma irreversible.
• Sesiones cortas: el acceso dura 15 minutos y se renueva con una cookie que el código de la página no puede leer (ver Política de Cookies).
• Control de acceso por roles: la Doctora, como administradora, ve las fichas y las citas de los pacientes; cada paciente ve solo las suyas.
• Las firmas y los consentimientos informados firmados se guardan en un almacenamiento privado, separado del que sirve las imágenes públicas del sitio. Solo se abren mediante enlaces temporales que caducan a los 10 minutos y que se generan únicamente para la Doctora o para el paciente dueño de la cita.
• Límites de intentos en el inicio de sesión y en el envío de correos, para dificultar los ataques automatizados.
• El proveedor de la base de datos permite restaurarla a un momento anterior, dentro del periodo que cubre el plan contratado.

Además, el Consultorio aplica políticas internas de manejo de la información clínica.

10. Proveedores tecnológicos y servicios de terceros

Para funcionar, el sitio se apoya en los siguientes proveedores y servicios. Esto es lo que recibe cada uno:

• Neon (base de datos) — guarda las cuentas y sus sesiones, las citas, la ficha médica, el registro de las autorizaciones (la comercial y la de los datos de salud) y el de las consultas que la Doctora hace al asistente de inteligencia artificial. Sus servidores están en Estados Unidos.
• Railway (servidor de la aplicación) — ejecuta el servidor por el que pasan los datos de cuentas, citas y fichas cada vez que se guardan o se consultan. Sus servidores están en Estados Unidos.
• Cloudflare R2 (almacenamiento de archivos) — guarda en un espacio público las imágenes del sitio (procedimientos, testimonios y charlas) y en un espacio privado las firmas y los consentimientos informados firmados, que solo se abren con los enlaces temporales descritos en la sección 9.
• Vercel (alojamiento del sitio web) — entrega las páginas del sitio y recibe los datos técnicos de cada visita (dirección IP y navegador). También lanza cada día la tarea que envía los recordatorios de cita.
• Resend (envío de correos) — envía los correos de verificación de cuenta, recuperación de contraseña, cambio de estado, propuesta de reagenda y recordatorio de cita, y, cuando el Consultorio las envíe, las promociones a quien las autorizó. Procesa el nombre y el correo del paciente y los datos de la cita que aparecen en cada mensaje (procedimiento, fecha, hora y, si lo hay, el motivo de la cancelación o de la reagenda). El aviso de cita nueva que recibe la Doctora incluye además el teléfono y el correo del paciente.
• Sentry (diagnóstico de errores) — recibe los errores técnicos del sitio web y del servidor de la aplicación para poder corregirlos: la página, el navegador y la descripción técnica del fallo. Está configurado para no recibir contraseñas, tokens de sesión, cookies ni el contenido de los formularios o de las peticiones. La grabación de sesión, que reproduce de forma enmascarada lo ocurrido en pantalla cuando se produce un error, solo se activa si el usuario acepta las cookies de analítica (ver Política de Cookies).
• Anthropic (asistente de inteligencia artificial) — lo usa únicamente la Doctora, dentro del panel de administración, para consultar su agenda y gestionar los procedimientos y los datos del sitio. Los pacientes no lo usan ni conversan con él. Cuando la Doctora pregunta por las citas de un día, Anthropic recibe el nombre y los apellidos de cada paciente citado, la hora, el procedimiento y el estado de la cita, además de lo que la Doctora escriba en la conversación. El procedimiento, junto al nombre, dice qué tratamiento se va a hacer cada persona, y por eso el Consultorio lo trata como un dato sensible. Anthropic procesa estos datos de pacientes por encargo del Consultorio, bajo sus propios términos de servicio. No recibe teléfonos, correos, documentos de identidad, la ficha médica ni los consentimientos. Sus servidores están en Estados Unidos.
• Google — solo si el usuario elige iniciar sesión con su cuenta de Google: Google confirma su identidad y entrega al Consultorio el nombre, el correo, la foto de perfil y un identificador de esa cuenta. El mapa del consultorio y los videos de procedimientos, testimonios y charlas también se cargan desde servicios de Google (ver Política de Cookies). Y si la Doctora dicta por voz en el panel de administración, el navegador envía el audio a su propio servicio de reconocimiento de voz (en Chrome y Edge, el de Google o Microsoft), con lo que se diga en él, por ejemplo el nombre de un paciente.
• Instagram (Meta) — algunos videos de testimonios y de procedimientos son publicaciones de la cuenta de Instagram del Consultorio. Se cargan desde instagram.com solo cuando el usuario pulsa el video, y desde ese momento Meta recibe lo que recibe cualquier sitio que se visita: la dirección IP, el navegador y que se está viendo esa publicación (ver Política de Cookies).
• UI Avatars (ui-avatars.com) — cuando una cuenta no tiene foto, genera la imagen con las iniciales del usuario. Para hacerlo, el navegador le envía el nombre del usuario y, en la página de edición del perfil, su correo.
• WhatsApp — canal de contacto con la Doctora. Si al agendar el paciente pulsa el botón de WhatsApp, el mensaje con los datos de su cita sale desde su propia cuenta de WhatsApp hacia el número del Consultorio. El formulario de contacto del pie de página funciona igual: no guarda nada en el sitio, prepara un mensaje que el usuario envía desde su cuenta de WhatsApp.

No utilizamos herramientas de analítica publicitaria ni píxeles de marketing de terceros, y no vendemos datos personales.

11. Transferencia y transmisión internacional de datos

Todos los proveedores de la sección 10 están fuera de Colombia. La mayoría trata los datos en Estados Unidos, y algunos, como Vercel y Cloudflare, sirven además el contenido desde servidores repartidos en varios países. Usarlos significa que los datos personales salen del país: es una transferencia o transmisión internacional de datos personales.

Entre esos datos hay datos sensibles relacionados con la salud: la ficha médica y los consentimientos firmados, que pasan por el servidor de la aplicación (Railway) y se guardan en la base de datos (Neon) y en el almacenamiento privado de archivos (Cloudflare R2); y el procedimiento de cada cita junto al nombre del paciente, que aparece también en los correos que envía Resend y en las consultas de agenda que la Doctora hace a su asistente (Anthropic).

Lo informamos aquí para que la autorización del titular (sección 5) se otorgue sabiendo que sus datos se guardan y se procesan fuera del país. Cada proveedor trata los datos bajo sus propios términos de servicio y políticas de privacidad.

12. Conservación

Los consentimientos informados firmados se conservan por los plazos legales aplicables a la historia clínica.

Si el titular pide eliminar su cuenta (sección 8), al atender la solicitud se vacían su perfil (nombre, correo, teléfono, edad, foto y contraseña) y su ficha médica (antecedentes, alergias y medicamentos), se borran sus comentarios públicos y se cierran sus sesiones. Sus citas se conservan sin su nombre ni sus datos de contacto, para la agenda y la contabilidad del Consultorio, y las de días futuros se cancelan. Se conservan los consentimientos firmados y el registro de sus decisiones sobre la autorización de datos de salud, al que se añade la retirada. La respuesta se envía al correo que tenía la cuenta, que se borra después.

Una sesión que pasa 30 días sin usarse deja de ser válida; cerrar sesión o cambiar la contraseña la invalida antes. El registro de cada sesión (fecha, dirección IP y navegador) se guarda en la base de datos como historial de seguridad de la cuenta. Los enlaces de verificación de correo caducan a las 24 horas y los de recuperación de contraseña, a la hora.

Si el titular retira el permiso para recibir promociones, se conserva la fecha en que lo había dado, como prueba de que los envíos anteriores estaban autorizados.

El registro de las decisiones sobre la autorización para tratar los datos de salud (sección 3) se conserva también si la autorización se niega o se retira, y si la cuenta se elimina a petición del titular, como prueba de lo que estaba autorizado en cada momento.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Cualquier modificación se comunicará en este sitio. Versión vigente: 30 de octubre de 2026. Su identificador, el que muestra el perfil junto a la autorización de los datos de salud, es 2026-10-30.